Projektassistenz und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Karlsruhe

Deine Aufgaben

In dieser Schlüsselposition in unserem Team gestaltest und entwickelst du unser Unternehmen und hältst unserer Geschäftsführung als auch der Projektleitung den Rücken frei.
Dafür liebst du es, durch die Themen zu navigieren, mit unterschiedlichen Persönlichkeiten zusammenzuarbeiten, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, flexibel auf Veränderungen einzugehen und immer wieder neue Lösungen finden zu dürfen.

Unterstützung der Geschäftsführung und der Projektleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
Erarbeitung, Koordination und Organisation von Strukturen, Standards und Prozessen im Unternehmen sowie den Kundenprojekten
Erstellung und Aufbereitung von Arbeitsunterlagen (Präsentationen, Protokolle, Angebotsunterlagen, Reportings, Recherche, etc.)
Aufgaben im Bereich Finanz- und Rechnungswesen inkl. vorbereitende Buchhaltung
Planung, Organisation und Betreuung von Meetings, Workshops und Events
Vorbereitung und Durchführung von interner Kommunikation, Organisation von Mitarbeiterschulungen und -veranstaltungen sowie Unterstützung unserer Employer Branding Aktivitäten
Eigenständige Planung und Durchführung interner Projekte
Aktive Kontaktpflege zu Kunden, Geschäftspartnern und anderen Stakeholdern.

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Studium und mindestens erste Berufserfahrung durch Ausbildung, Praktika oder Werkstudentenjobs.
Affinität für die Beratungsbranche und Verständnis für Dienstleistungsunternehmen und deren Produkte und Services
Sehr gute kaufmännische Kenntnisse sowie Erfahrungen im Projektmanagement
Organisationstalent mit Koordinierungsfähigkeiten, Weitblick und Überblick mit Verständnis für Zahlen, Innovationen, KI-Anwendungen und digitalen Arbeitsweisen
Starke Verantwortung und ausgeprägtes Engagement für den übernommenen Aufgabenbereich
Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
Eigenständige Arbeitsweise mit klarer Orientierung auf Ziele, Ergebnisse und Qualität
Gute Kenntnisse in der Anwendung gängiger Softwaretools inklusive Microsoft 365 und eventuell Hubspot als CRM-System
Bereitschaft zur permanenten Weiterentwicklung und zum Erlernen neuer Tools, Systeme und Methoden
Sehr gute Kenntnisse in der deutschen und englischen Sprache
Hoher Grad an Loyalität und der Stelle entsprechender Diskretion.

Warum wir?

Neues wagen, die Dynamik der Veränderungen optimistisch annehmen, über sich hinauswachsen und dabei die Grenzen des Machbaren in der Umsetzung neu festsetzen.

Unsere Arbeit ist geprägt von der Transformation und Veränderung von mittelständischen Unternehmen. Dafür hinterfragen wir den Status Quo, arbeiten mit Teams und Organisationen an der Veränderung und gestalten die Zukunftsfähigkeit.

Dafür sind wir gewohnt, gewissenhaft, fokussiert, aber auch pragmatisch und agil zu arbeiten – und wie unser Unternehmensnamen sagt - vor allem im Team. Mit THE MAK’ED TEAM arbeiten wir in einem offenen und modernen Umfeld, das geprägt ist von kontinuierlichem Lernen und der Weiterentwicklung jedes einzelnen.

Du darfst dich freuen auf:

Eine anspruchsvolle Tätigkeit, die dich und deine Persönlichkeit stetig weiterentwickeln wird.
Verantwortung ab dem ersten Tag und die Möglichkeit, unser Unternehmen in einem dynamischen Umfeld aktiv mitzugestalten.
Die Möglichkeit, die unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens kennenzulernen, deine Ideen aktiv einzubringen, diese umzusetzen und unser Unternehmen mitzugestalten
Eine offene und dynamische Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien.
Vielseitige, spannende Themen mit stetig wechselnden Herausforderungen
Digitales Arbeiten mit modernen Tools und der Möglichkeit, KI-Tools einzusetzen
Regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche und ein organisiertes Onboarding
Ausgeprägter Teamgeist, gute Arbeitsatmosphäre und die Möglichkeit, Beruf und Familienleben zu kombinieren
Regelmäßige Teamevents
Einen modernen Arbeitsplatz mit Notebook, iPhone und höhenverstellbaren Schreibtischen
Eine unbefristete Vollzeitstelle mit attraktiver Vergütung, 30 Tagen Urlaub und Gleitzeitkonto.

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Über uns

THE MAK'ED TEAM - das ist ein vielseitiges Team mit einer Gemeinsamkeit: Leidenschaft für mittelständische Unternehmen und deren Erfolg

Als Unternehmensberatungsgesellschaft beraten wir mittelständische Unternehmen. Wir teilen eine hohe Affinität für den Mittelstand und für die Menschen, die ihn prägen. Struktur, Effizienz, Pragmatismus und Machbarkeit schreiben wir uns nicht nur auf die Fahne, sondern wir leben sie tagtäglich.

Mit unserem Fokus auf die Transformation und Restrukturierung von Unternehmen haben wir bereits viele Mittelständler und Familienbetriebe betreut. Ob Gesellschafterstrukturen, Generationenwechsel oder Internationalisierung, Prozessmanagement, Digitalisierung und Finanzen: Wir wissen, vor welchen besonderen Herausforderungen mittelständische Unternehmen stehen und erarbeiten passende Lösungen - stets die Menschen, die das Unternehmen prägen, im Blick.

Unsere Arbeitsweise ist interdisziplinär und zeichnet sich durch eine ausgewogene Mischung aus Strategieentwicklung und konkretem Tun aus. Als vorausschauende Macher packen wir gerne die Dinge an und bringen viel praktische Erfahrung und solide Expertisen in unseren Kundenprojekten ein.

Mehr zu unseren Unternehmenswerten und wer wir sind, kann hier eingesehen werden: Link zur Website

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